ファイル管理のメリットとは？
ファイルやフォルダを正しく管理・整備することで、数が増えても短時間で探しやすくなります。
特にファイルサーバの中は、社内で共有の保管場所であるため、ルールを決めて整理整頓することで、属人化しない、他の人も探しやすいファイル管理を目指しましょう。
デスクの上も散らかっていると、急いでいるときに欲しい資料がすぐ出てこないよね。
急にお休みになった人がいたとき、他人の机の上の資料なんてもっと探すのが大変。
デスクの上もPCの中も整理整頓が業務効率化につながるから頑張ろう！！
電子ファイルの管理ルール
フォルダの階層は深くしすぎない！
階層は深くしすぎると、探すのが大変になってしまいます。
３～４クリックで辿り着けるような、シンプルな階層にしましょう。
ショートカットを活用しよう！
よく使うフォルダはデスクトップ等に置くのではなく、ショートカットを作成しましょう。
ファイル名、フォルダー名のつけ方
ファイル名でも、フォルダー名でも基本的な命名ルールは同じです。
①日付または通し番号
名前順で並び替えた際、数字が先頭にいるときれいに並びます。
日付であれば
・年(西暦4桁)+月(2桁)+日(2桁)の8桁。
・月日が1桁の場合は0を入れて2桁にする。
通し番号であれば
・通し番号をつける際は、増えることを見越して、001、002、003・・・とつける。
②区切り
「_(半角アンダーバー)」を用いて区切りましょう。
※「-」で区切る方もいますが、「202104-202203」のように「～」代わりに使用することがあります。
③タイトル
シンプルで誰にでも意味がわかりやすいものをつけましょう。
④版管理
並び替えのときに更新順になるように番号を使用しましょう。
上記のRevはRevision（レビジョン）の略で、改訂、修正の意味があります。
「最新版」や「最終版」、「修正版」などをつけるのはやめましょう。
使えない！禁則文字
ファイル名には使用できない文字があり、入力すると下記のようなメッセージで起こられてしまいます。
これらの文字は、パスの区切りであったり、ワイルドカードと呼ばれるシステム上の都合により使用不可となっています。
推奨しない文字
使用することはできますが、おすすめしない文字たちです。
| 記号 | 読み方 | 理由 |
| ㈱、Ⅲ | 環境依存文字 | 文字化けが起こる |
| ☆、〇 | 記号 | 文字化けが起こる |
| . | ドット | 拡張子と混合する |
| ＋ | プラス | 検索する際に制御文字として使う |
| – | ハイフン | 検索する際に制御文字として使う |
| $ | ドル | 語尾につけると隠しフォルダーになる |
| % | パーセント | 名称の前後を「％」でくくると環境変数と誤解される |
| & | アンド | ホームページでリクエストの引数として扱う |
| @ | アットマーク | ドメイン指定と誤解される |
| ~ | チルダ | ショートカット名を表す文字 |
| ␣ | スペース | 見えない文字のため拡張子の誤認識となる |
かわいいからって☆マークをつけたりしてはダメなんだね！
これからは、シンプルかつ分かりやすいを心がけるよ
まとめ
- ファイル管理のルールを守って、業務の効率化アップ
- ルールを守って、誰でも探しやすく、使いやすく
- シンプルで分かりやすい、体系や命名を
- 禁則文字や推奨しない文字には気を付けよう
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