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【解決】仕事の効率をアップさせるためのファイル管理のルールとは?フォルダ整理のルール

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目次

ファイル管理のメリットとは?

ファイルやフォルダを正しく管理・整備することで、数が増えても短時間で探しやすくなります。

特にファイルサーバの中は、社内で共有の保管場所であるため、ルールを決めて整理整頓することで、属人化しない、他の人も探しやすいファイル管理を目指しましょう。

デスクの上も散らかっていると、急いでいるときに欲しい資料がすぐ出てこないよね。
急にお休みになった人がいたとき、他人の机の上の資料なんてもっと探すのが大変。
デスクの上もPCの中も整理整頓が業務効率化につながるから頑張ろう!!

電子ファイルの管理ルール 

フォルダの階層は深くしすぎない!

階層は深くしすぎると、探すのが大変になってしまいます。

3~4クリックで辿り着けるような、シンプルな階層にしましょう。

ショートカットを活用しよう!

よく使うフォルダはデスクトップ等に置くのではなく、ショートカットを作成しましょう。

ファイル名、フォルダー名のつけ方

ファイル名でも、フォルダー名でも基本的な命名ルールは同じです。

①日付または通し番号

名前順で並び替えた際、数字が先頭にいるときれいに並びます。

日付であれば
・年(西暦4桁)+月(2桁)+日(2桁)の8桁。
・月日が1桁の場合は0を入れて2桁にする。

通し番号であれば
・通し番号をつける際は、増えることを見越して、001、002、003・・・とつける。

②区切り

「_(半角アンダーバー)」を用いて区切りましょう。

※「-」で区切る方もいますが、「202104-202203」のように「~」代わりに使用することがあります。

③タイトル

シンプルで誰にでも意味がわかりやすいものをつけましょう。

④版管理

並び替えのときに更新順になるように番号を使用しましょう。

上記のRevはRevision(レビジョン)の略で、改訂、修正の意味があります。

「最新版」や「最終版」、「修正版」などをつけるのはやめましょう。

使えない!禁則文字

ファイル名には使用できない文字があり、入力すると下記のようなメッセージで起こられてしまいます。

これらの文字は、パスの区切りであったり、ワイルドカードと呼ばれるシステム上の都合により使用不可となっています。

推奨しない文字

使用することはできますが、おすすめしない文字たちです。

記号読み方理由
㈱、Ⅲ環境依存文字文字化けが起こる
☆、〇記号文字化けが起こる
.ドット拡張子と混合する
プラス検索する際に制御文字として使う
ハイフン検索する際に制御文字として使う
$ドル語尾につけると隠しフォルダーになる
%パーセント名称の前後を「%」でくくると環境変数と誤解される
&アンドホームページでリクエストの引数として扱う
@アットマークドメイン指定と誤解される
~チルダショートカット名を表す文字
スペース見えない文字のため拡張子の誤認識となる

かわいいからって☆マークをつけたりしてはダメなんだね!
これからは、シンプルかつ分かりやすいを心がけるよ

まとめ

  • ファイル管理のルールを守って、業務の効率化アップ
  • ルールを守って、誰でも探しやすく、使いやすく
  • シンプルで分かりやすい、体系や命名を
  • 禁則文字や推奨しない文字には気を付けよう
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