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電話対応のコツ【新入社員で差がつく5ポイント!】

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電話対応は新入社員として、初めにやらせてもらえる仕事の一つではないでしょうか。情報システム部には社内からの問い合わせや、社外からのセールスがよくかかってきます。電話対応はみんなが苦手、でも、誰よりも早く苦手を克服すれば他の新入社員とも差がつきます。

目次

大切なのは準備と取り組む姿勢

苦手なのは、かかってくるタイミングや内容がわからないから。緊張しすぎて何を答えていいかわからず失敗するのが怖いから。でも、電話対応はピンチではなくチャンスです。しっかり準備し、コツを押さえて、チャンスにしましょう!

顔や名前を憶えられていない新入社員にとって、電話対応は色んな方に名前を覚えてもらえる
チャンス!
あと、電話対応をすることによって、自分の部署の仕事内容も覚えられるので、初めは失敗しても気にせず、どんどん挑戦しよう♪

誰よりも早く電話を取る

電話が鳴ったら3コール以内に出るとよく言われますが、電話対応は経験や慣れで上達します。自分のためにも会社のためにも早くとりましょう。

また、いつも全然電話に出ない会社って印象はよくないですよね。また、急ぎの要件やせっかちな相手であれば、電話を出た時点で相手はイライラしていて、自分が不利な状況となってしまいます。

明るく、元気に、はきはきと話す

電話受付は、会社の印象として見られることもありますので、明るく、元気で、聞き取りやすいが大切です。「もしもし」は使わないようにしましょう。

内容を復唱をする

確認のため、相手が言ったことを復唱しましょう。復唱は相手に確認ができるだけではなく、メモを書く時間にもなります。さらに、周りの優しい先輩方が耳を傾けてくれれば、電話を保留にし、先輩に説明する時間を省くこともできます

確認ですが、××においてある複合機から印刷できなくなってしまったということですね?
(どんな対応指示したらいいのかわからないよ、、)

(ぴょんさんは複合機の問い合わせを受け付けているな、、、)
ぴょんさん!まずは、複合機の電源が入っているか、どのファイルが印刷できないか聞いてみて。

伝言メモは見つけやすく、わかりやすく残す

電話を取り次ぐ相手が不在の場合、伝言のメモを残すときはわかりやすく残しましょう。

○○様へ                                           △△会社の××様からお電話がございました。                        メールをご確認くださいとのことです。                           〇月〇日 〇時〇分  自分の名前 受 

席に戻ってきた相手に伝言メモを見つけてもらうため、内容が少なくても、大きい付箋に書いた伝言メモをわかりやすい位置にに張ることをおススメします。戻ってきたときに直接渡すほうが確実という人もいますが、そのタイミングで自分が別の電話に対応している間に、次の打ち合わせに行ってしまっては渡せなくなってしまいます。

電話のボタン機能を覚えよう

電話を取るときの基本のボタンだけではなく、知っておくと便利なボタンがあります。

  • 応答 電話に出るときに使うボタン
  • 保留 相手を待たせるときは、こちらの声が聞こえないよう、保留を押して待ってもらう
  • 転送 他部署の人へ電話を替わるときに使うボタン
  • 音量 相手の声が聞きとりづらいときに知っていると便利
  • 履歴 相手の電話番号を聞き忘れたときや電話がかかってきた時間を調べるとき便利

まとめ

お力になれましたでしょうか?最初は苦手な電話対応もなれれば、段々楽しくなってきます。皆さんもどんどん電話とって、周りの新入社員に差をつけましょう!

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